Promocja przedszkola przed rozpoczęciem rekrutacji na rok 2019/2020

Szanse skuteczności działań promocyjnych rosną, kiedy są wcześniej przemyślane i zaplanowane. W procesie tworzenia planu promocji przedszkola należy uwzględnić w szczególności następujące kroki:

1. spotkanie z zespołem i uświadomienie mu znaczenia promowania placówki,
2. powołanie zespołu ds. promocji placówki oraz wyłonienie jego lidera,
3. zaproszenie do włączenia się w działania promocyjne wszystkich pracowników, a w miarę możliwości również rodziców podopiecznych – mogą oni np. zagłosować na przedszkole w konkursach czy plebiscytach, może też zdarzyć się, że wśród rodziców będą osoby kompetentne w dziedzinie działań promocyjnych i uda się je przekonać do merytorycznego wsparcia działań przedszkola,
4. zachęcenie wszystkich pracowników do generowania pomysłów na to, jak można promować przedszkole i zebranie wszystkich propozycji,
5. spotkanie z zespołem ds. promocji w celu dokonania wyboru najlepszych pomysłów,
6. stworzenie wstępnego projektu działań promocyjnych,
7. zaprezentowanie projektu podczas zebrania pracowników i rodziców,
8. uwzględnienie w projekcie zgłoszonych – merytorycznych i uzasadnionych – uwag,
9. stworzenie harmonogramu przebiegu działań promocyjnych,
10. wyznaczenie osób, które będą odpowiadały za poszczególne działania (np. za projektowanie materiałów promocyjnych czy kontakt z mediami i sponsorami).

W zaplanowaniu działań promocyjnych pomocne będzie odpowiedzenie sobie na pytania:

O placówkę:

• kim jesteśmy? jakie są nasze mocne i słabe strony?
• jaka jest nasza pozycja na rynku w stosunku do konkurencji?
• jakie są nasze relacje wewnętrzne?

• jakie są nasze relacje z lokalną społecznością? jakie działania dotychczas prowadziliśmy?

O odbiorców:

• kim są odbiorcy: dzieci, rodzice, przedstawiciele władz, potencjalni partnerzy i sponsorzy?

• co wiemy o adresatach promocji i ich potrzebach?

O cel, któremu ma służyć promocja:

• nagłośnieniu przedszkola i przyciągnięciu nowych klientów?
• informowaniu o nowościach?
• przypominaniu, przekonywaniu?
• podtrzymaniu kontaktu?

• rozwiązaniu problemu, np. negatywnego wizerunku?

O dotychczasowe działania:

• jakie działania promocyjne były do tej pory podejmowane wobec tej grupy odbiorów?
• jakie były efekty?

• które działania się sprawdziły, a które nie?

Planując promocję przedszkola, możemy wybierać spośród wielu różnych możliwości działania dających zarówno krótko, jak i długofalowe efekty. Ważne jest, by do planu promocji włączać i jedne, i drugie. Efekt intensywnej kampanii reklamowej może być szeroki, ale krótkotrwały. Aby go utrzymać, trzeba często ponawiać działania reklamowe, a to oznacza wysokie koszty. Z kolei sposoby mniej spektakularne, takie jak uczestnictwo przedszkola w lokalnych wydarzeniach, jeśli są konsekwentne, mogą dać cenne, o wiele trwalsze niż reklama efekty. Zwykle są też bardziej wiarygodne dla odbiorców, dlatego ich stosowanie jest bardzo korzystne dla wizerunku przedszkola. Do wartych uwagi możliwości należą:

Promocja w żłobkach – nawiązanie współpracy ze żłobkiem i docieranie z informacją bezpośrednio do rodziców: spotkanie promocyjne z rodzicami połączone z prezentacją oferty przedszkola i udzielaniem odpowiedzi na pytania, umieszczenie w żłobku plakatu informacyjnego/reklamowego, rozdawanie ulotek.

Bliska współpraca ze żłobkiem: wspólna organizacja imprez i atrakcji, zaproszenie dzieci ze żłobka do przedszkola (w ten sposób o przedszkolu dowiedzą się też rodzice i chętniej później wybiorą placówkę, którą już znają).

Drzwi otwarte – możliwość kompleksowego zaprezentowania oferty placówki, warunków, jakie oferuje i panującej w niej atmosfery, a także przybliżenia potencjalnym klientom samej placówki, m.in. spotkanie i rozmowa z dyrektorem oraz pracownikami, zajęcia pokazowe, dystrybuowanie materiałów promocyjnych, pokazy występów dzieci i wystawa ich twórczości.

Materiały informacyjne i promocyjne – estetyczne, przystępnie, zwięźle i atrakcyjnie zredagowane oraz zaprojektowane: ulotki, prospekty, broszury, plakaty, foldery reklamowe, przypinki, długopisy, breloczki, naklejki, koszulki, itp. z logotypem, maskotką czy mottem przedszkola.

Film promujący przedszkole – materiał filmowy prezentujący przedszkole w budzący zaufanie i sympatię, oryginalny i zabawny sposób może być wykorzystywany przy różnych okazjach – na stronie internetowej przedszkola, jako materiał dla mediów (internet, lokalna telewizja), podczas drzwi otwartych, w mediach społecznościowych itp.

Gazetka dla rodziców i dzieci – redagowanie gazetki zawierającej przydatne informacje i porady dla rodziców oraz krótkie bajki dla dzieci może być wizytówką placówki. Gazetkę można wydawać tradycyjnie na papierze, publikować na stronie internetowej przedszkola lub rozsyłać elektronicznie w formie mailingu.

Organizacja wydarzeń dla społeczności lokalnej – pozwala skutecznie zwrócić uwagę potencjalnych odbiorców i wzmocnić pozytywny wizerunek przedszkola. Podobnie jak dni otwarte, muszą być wcześniej nagłośnione; warto postarać się też o atrakcyjnego sponsora i patronat. Mogą to być np. wystawy, zabawy, wolontariat, zbiórki na rzecz domów dziecka czy schronisk dla zwierząt.

Udział w lokalnych wydarzeniach kulturalnych, charytatywnych czy obchodach ważnych wydarzeń i świąt – osoby reprezentujące przedszkole powinny mieć wyraźnie widoczne, charakterystyczne dla placówki atrybuty, np. przypinki czy apaszki z logotypem.

Organizowanie konkursów – nie tylko wewnętrznych, ale dla wszystkich dzieci zamieszkałych w danym mieście lub gminie, w określonym wieku lub dla ich rodziców.

Budowanie tradycji placówki – tworzenie cyklicznych zwyczajów przedszkola, budujących jego wyjątkowy wizerunek, np. akcje tematyczne, obchody uroczystości, w tym np. pasowanie na przedszkolaka, pierwszy dzień wiosny, karnawał, andrzejki.

Promocja w mediach tradycyjnych, zwłaszcza lokalnych, np.: przygotowywanie własnych informacji prasowych do publikacji, informowanie mediów o interesujących działaniach przedszkola, zaproponowanie mediom współpracy w charakterze eksperta w zakresie wychowania przedszkolnego, podtrzymywanie współpracy z tą samą osobą pracującą w danej redakcji.

Promocja w mediach elektronicznych, m.in.:

• strona internetowa – wizytówka przedszkola w sieci, powinna być atrakcyjna, dopracowana, czytelna, dobrze zabezpieczona przed złośliwym oprogramowaniem i aktualizowana na bieżąco,
• rozsyłanie informacji prasowych do mediów elektronicznych,
• profil i reklama placówki w mediach społecznościowych (Facebook, Twitter, Instagram),

Profile przedszkola w mediach społecznościowych muszą być stale monitorowane i aktualizowane ze względu na możliwość zadawania pytań i dodawania komentarzy przez odbiorców.

Marketing szeptany, choć nie od razu daje rezultaty, jest długofalowo bardzo skuteczny i ugruntowuje wizerunek placówki. Opiera się na informacji przekazywanej z ust do ust, dlatego wpływ dyrektora przedszkola na niego jest znacznie ograniczony. Istnieją firmy oferujące usługi z zakresu marketingu szeptanego zwłaszcza w internecie (np. dodawanie przychylnych przedszkolu komentarzy i opinii w mediach społecznościowych, na forach czy w rankingach). Jednak najważniejsze jest tutaj to, jakie informacje przekazują dalej osoby bezpośrednio związane z przedszkolem – dzieci, ich rodzice, a także pracownicy czy współpracownicy przedszkola.

Zadowolonych z usług przedszkola rodziców można zachęcać do dzielenia się opiniami o przedszkolu, np. prosząc ich o zagłosowanie na placówkę w rankingu bądź o dodanie jej oceny w mediach społecznościowych czy w wyszukiwarce internetowej.

Bardzo ważna jest bieżąca weryfikacja skuteczności podejmowanych działań – aby było wiadomo, które warto kontynuować, a które nie dają oczekiwanych efektów, więc należy je zmodyfikować lub zarzucić. Należy też regularnie obserwować rynek edukacyjny i zachodzące w nim zmiany, trendy, konkurencję – by móc szybko i elastycznie reagować. Wskaźniki efektywności promocji i metody ich weryfikacji należy zdefiniować jeszcze na etapie planowania promocji.

Przy wszystkim tym należy zawsze pamiętać, że kluczową zasadą jest tutaj jednolitość, spójność i konsekwencja przekazu kierowanego różnymi kanałami, w różnych sytuacjach i do różnych odbiorców. Dzięki temu wizerunek będzie nie tylko wyrazisty i silny, ale także wiarygodny, stabilny i budzący zaufanie, co w przypadku przedszkola jest szczególnie ważne.