Program „Podróże z klasą” w praktyce – dyrektorzy pytają, MEN odpowiada

Dyrektorzy szkół zainteresowani dofinansowaniem z programu „Podróże z klasą” mogą już składać formularze do organów prowadzących. A już od września uczniowie będą mogli pojechać nawet na pięciodniową wycieczkę szkolną w całości sfinansowaną z budżetu Państwa. Stawka jest duża. Dużo jest też pytań wśród dyrektorów np.: czy wycieczki zagraniczne podlegają dofinansowaniu; czy finansowane są również usługi przewodnickie i wejścia do muzeum lub np. do zoo; czy można zmienić program wycieczki w trakcie jej trwania. Poznaj odpowiedzi MEN na najczęściej pojawiające się pytania.

Odpowiedzi MEN na pytania dotyczące programu „Podróże z klasą”

ZAGADNIENIE	PYTANIE	ODPOWIEDŹ
Czas trwania wycieczki Wysokość dofinansowania	Czy dofinansowaniu podlegają też wycieczki jednodniowe?	Nie. Przyznanie dotacji celowej w ramach przedsięwzięcia „Podróże z klasą” obejmuje: wycieczki dwudniowe – do 20 000 zł; wycieczki trzydniowe – do 30 000 zł; wycieczki czterodniowe – do 40 000 zł; wycieczki pięciodniowej– do 50 000 zł.
Przesunięcia środków z dofinansowania	Czy realizując przedsięwzięcie „Podróże z klasą” można zrobić przesunięcie środków finansowych np. z ubezpieczenia na wyżywienie czy nocleg?	Dopuszczalne będzie dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów w trakcie realizacji zadania na poziomie 20%. Zapis ten będzie regulowała umowa lub porozumienie.
Lista miejsc, które można odwiedzać w ramach projektu	Czy jest gdzieś dostępny wykaz punktów, które mogą być odwiedzane w ramach projektu?	Przedsięwzięcie „Podróże z klasą” nie narzuca zamkniętego wykazu punktów edukacyjnych. Wnioskodawca sam wybiera miejsca w Polsce do których zorganizuje wycieczkę. Odwiedzone punkty muszą być zgodnie z ustawą z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2024 r. poz. 87). Są to: muzea, galerie sztuki, teatry, opery, filharmonie, centra nauki, skanseny, inne instytucji kultury.
Dofinansowanie biletów wstępu do odwiedzanych miejsc	Czy finansowane są koszty wstępu np. do parków narodowych, oceanarium, zoo?	W ramach przedsięwzięcia „Podróże z klasą” nie są finansowane koszty wstępu do parków narodowych, oceanarium, zoo. Można natomiast połączyć wyjście do parku narodowego ze zwiedzaniem muzeum. Przykład Wycieczka została zaplanowana do Zakopanego. Jednego dnia planowany jest spacer po Tatrzańskim Parku Narodowym. Można połączyć spacer ze zwiedzeniem Centrum Edukacji Przyrodniczej Tatrzańskiego Parku Narodowego.
Wycieczki zagraniczne	Czy w ramach przedsięwzięcia „Podróże z klasą” wycieczka może odbyć się za granicę RP?	W ramach przedsięwzięcia „Podróże z klasą” finansowaniu i dofinansowaniu podlegają wycieczki organizowane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej. Jeśli w trakcie realizacji wycieczki planowany jest wyjazd poza granice kraju powinien on zostać sfinansowany z wkładu własnego. Należy jednak pamiętać o wypełnieniu obowiązku odwiedzenia obowiązkowego punktu edukacyjnego w Polsce w dniu trwania wycieczki. Przykład Wycieczka została zorganizowana na 5 dni (od poniedziałku do piątku) do Karpacza. W środę został zaplanowany wyjazd do Pragi. Aby postąpić zgodnie z zasadami programu, należy w środę odwiedzić na terenie RP jeden punkt edukacyjny oraz wrócić na noc do bazy noclegowej. Natomiast koszt wyjazdu do Czech musi zostać opłacony ze środków własnych.
Finansowanie usług przewodnickich	Czy w ramach programu finansowane są usługi przewodnickie?	Koszt usługi przewodnickiej może być poniesiony tylko w ramach wkładu własnego. Ze środków pochodzących z dotacji mogą być finansowane tylko wydatki uwzględnione w kalkulacji kosztów realizacji zadania, w tym: 1) koszt przejazdu; 2) bilety wstępu do obowiązkowych punktów edukacyjnych wskazanych we wniosku; 3) koszt zakwaterowania; 4) koszt wyżywienia; 5) ubezpieczenie uczestników wyjazdu. Koszty przewodnika czy prowizja biura podróży, poniesiona w ramach wkładu własnego, powinna być wykazana we wniosku.
Księgowanie dofinansowania Wystawianie faktur	Czy faktury powinny być opłacane bezpośrednio z rachunku organu prowadzącego i czy muszą być one wystawione wyłącznie na organ prowadzący? Czy dopuszczalne jest, aby faktura była wystawiona w sposób – nabywca: organ prowadzący, odbiorca: szkoła i opłacana z rachunku szkoły z zastosowaniem stosownej analityki?	Poniesione koszty muszą być zarejestrowane w wyodrębnionej ewidencji księgowej i dokumentacji finansowo-księgowej organu prowadzącego szkołę i opisywanej zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz.120 ze zm.). Odbiorcą może być szkoła, a nabywcą organ prowadzący jeśli jest to zgodne z wewnętrzną polityką rachunkową organu prowadzącego. Ważne W przypadku kontroli organ prowadzący będzie zobowiązany wykazać wewnętrzną politykę rachunkowości zezwalającą na takie płatności. Ważne Finansowanie lub dofinansowanie zostanie przekazane na wyodrębniony rachunek księgowy przeznaczony do realizacji zadania.
Szczegółowość danych o odwiedzanych miejscach we wniosku o dofinansowanie	Czy we wniosku szkoły o dofinansowanie należy wpisywać dokładne nazwy odwiedzanych punktów edukacyjnych np. Muzeum Narodowe w Warszawie, czy też można wskazać ogólnie miejsce np. muzeum?	We wniosku należy wpisywać pełne i prawidłowe nazwy miejsc, do których planuje się zrealizować wycieczkę.
Mieszanie różnych grup wiekowych uczniów w ramach jednej wycieczki	Czy jeśli szkoły są małe, to można mieszać grupy wiekowe, np. klasy I-III razem z klasami IV-VI?	Przedsięwzięcie zakłada podział na 4 grupy wiekowe: 1) uczniowie klas I-III szkoły podstawowej; 2) uczniowie klas IV-VI szkoły podstawowej; 3) uczniowie klas VII i VIII szkoły podstawowej; 4) uczniowie szkoły ponadpodstawowej. Powyższych grup wiekowych nie można mieszać, jednak na wycieczkę mogą jechać uczniowie z różnych oddziałów i klas w danej grupie wiekowej. Przykład Jedną wycieczkę mogą tworzyć np. uczniowie z klas IV, V oraz VI. Nie mogą jednak na nią pojechać już uczniowie z klasy VII. Wycieczki powinny być organizowane zgodnie z założeniami ujętymi w Komunikacie o ustanowieniu przedsięwzięcia „Podróże z klasą”. Ważne Wycieczka może zostać zorganizowana pod warunkiem udziału co najmniej 10 uczniów.
Szkoły specjalne	Czy w programie "Podróże z klasą" mogą wziąć udział szkoły podstawowe specjalne prowadzone przez powiat?	Tak. Szkoły podstawowe specjalne prowadzone przez powiat są uprawnione do wzięcia udziału w przedsięwzięciu.
Finansowanie kosztów noclegu, wyżywienia i biletów dla opiekunów i kierowcy autokaru	Czy z udzielonej dotacji MEN można finansować koszty noclegu, wyżywienia i biletów dla opiekunów oraz kierowcy?	Dofinansowanie lub finansowanie obejmuje również opiekunów wycieczki. Oznacza to, że planując kosztorys wycieczki należy uwzględniać liczbę uczniów wraz z opiekunami. Nocleg oraz wyżywienie kierowcy również może być finansowane z dotacji celowej MEN.
Zmiany w programie wycieczki w trakcie jej trwania	Czy w trakcie realizacji wycieczki można zmienić punkt edukacyjny podany we wniosku?	Tak. W uzasadnionych przypadkach można zmienić punkt edukacyjny wybrany we wniosku dyrektora szkoły na inny spełniający wymagania komunikatu. Jednak należy pisemnie wyjaśnić powód zmiany, np. brak dostępnych biletów na czas wyjazdu, zamknięcie danego punktu w terminie wycieczki lub inne przyczyny niezależne od organizatora.
Dołączenie wniosku dyrektora do wniosku organu prowadzącego	Czy do wniosku o wycieczkę szkolną składanego w systemie teleinformatycznym należy dołączyć skan wniosku dyrektora szkoły?	Tak. Skan wniosku dyrektora szkoły lub wniosek dyrektora szkoły w wersji elektronicznej (w postaci pliku PDF) należy dołączyć do wniosku o finansowanie wycieczki składanego przez organ prowadzący w systemie teleinformatycznym.